Microsoft Wordは、文書作成に欠かせないツールですが。
以前，重要な「ショートカットキー」を紹介しましたが，それ以外にも知っておくだけで作業効率がグンと上がる機能がたくさんあるのをご存知ですか？
今回は、“知らないと損する”おすすめ機能を5つ厳選してご紹介します。
目次を一瞬で作成
１ページや数ページ程度の資料では、目次はそこまで重要にはならないと思います。
ただ、数十ページにも及ぶような資料・論文などでは、目次機能がないと作成中および閲覧する際に不便を感じてしまうかもしれません。
そんな時に有効なのが、「見出し」を設定した上で、目次を作成する方法です。
手順としては、下記のようになります。
ステップ1：見出しに階層を設定する
1. 目次に入れたい文章（見出し）を選択します。
2. 画面上部の【参照設定】タブをクリック。
3. 左上の【テキストの追加】を開きます（※画像の緑＋アイコン）。
4. 以下のように選びます：
• 見出し1 → 大見出し（章タイトルなど）
• 見出し2 → 中見出し（セクション見出し）
• 見出し3 → 小見出し（詳細項目など）
ステップ2：目次を挿入する
1. カーソルを目次を入れたい場所（たとえば文頭）に置きます。
2. 【参照設定】タブの左側にある【目次】をクリック。
3. 好みの目次スタイルを選ぶだけ！
ステップ3：目次を更新する
文書を編集して見出しを変えたり、ページ数がずれたら…
1. 【目次の更新】をクリック（画像の赤い「！」のアイコン）。
2. 「ページ番号だけを更新」または「全文を更新」から選びます。
▶ 時短効果：構造化された文書がサクッと作れる＋ページ数変更も自動反映。
【ナビゲーションウィンドウ】で長文も迷子にならない！
続いて紹介するのは、『「目次」は文章中には入力したくない！ただ，作業中に迷子にはなりたくない！』
といった人におすすめの機能になります。
「表示」タブにある「ナビゲーションウィンドウ」を使うと、文書の見出し一覧がサイドに表示され、クリック一つでジャンプ可能になります．
- 見出しを使っていれば、章ごとの移動が劇的にラク。
- 見出しのドラッグで構成変更も可能。
▶ 長文レポートや企画書におすすめ。
【校閲モード】でチーム作業がスマートに
Wordの「変更履歴の記録」や「コメント機能」は、チームやクライアントとのやり取りに最適です。
このモードのポイントとしては
- 誰がどこを修正したかが一目でわかる。
- コメントで意見交換ができ、メールでのやり取りを大幅カット。
▶ ビジネス文書・共同編集の神機能。
定型句を一発挿入！
よく使うあいさつ文や署名、定型の文章は「定型句」に登録しておくと便利です。
- 「挿入」→「クイックパーツ」→「定型句」から登録・呼び出し可能。
▶ 同じ文を何度も書く手間がゼロに。
【文書比較機能】で2つの文書の違いを自動チェック
文書の改訂版を出す際に修正前後の比較の表を作ったり、または、修正版が出たさに前後の比較表がなかったりすると自分で探さなければいけませんよね。
そんな時におすすめの機能が、「文書比較機能」です。
これは「校閲」→「比較」から、2つの文書の差分を自動検出して表示してくれる機能で、
- 「どこが変更されたか？」を自力で探す必要なし。
- 修正前後の文書比較に超便利。
▶ リライト作業や原稿チェックに最強。
まとめ：Wordは使い方次第でものすごく便利になる
今回紹介した機能は、以前紹介したショートカット以外の、Wordで使うことのできる頻用の便利ツールです。
Wordは「文書を書く道具」から「文書を管理・活用するツール」へと進化しています。
うまく使いこなして、仕事やレポート作成のストレスを少しでも減らしましょう！
